Cuándo era niño siempre se me olvidada decirle a mi mamá los mensajes que le mandaban de la escuela. Cosas como “el niño tiene que traer un pastel de cumpleaños” o “el niño debe venir vestido con ropa deportiva”. O cosas aún más importantes como la convocatoria a la próxima reunión de padres.
Con la tecnologías las cosas han cambiado y cada día más los colegios se integran en mayor medida con la comunidad de padres. Entre nuestros clientes y allegados he visto como se puede usar la tecnología para darle mucho más participación a los padres y representantes en la educación de sus hijos.
Recientemente estuve reunido con la Comunidad Educativa de un colegio que estaba buscando opciones tecnológicas mejorar la relación entre los Padres, Maestros y el Colegio. Para hacerles un pequeño aporte a esta comunidad y a cualquier otra interesada les propongo una lista de los usos más simples y potentes que he visto últimamente.
#1 Circulares por Correo Electrónico
Varios de nuestros clientes utilizan el módulo de email marketing en Zenkiu para comunicarse directamente con los padres. El proceso para que cada padre se registre es muy sencillo; se le envía una invitación vía correo electrónico y al hacer click en aceptar ya está suscrito. Si cambia de dirección de correo simplemente ingresa al sitio web y solicita el cambio en línea. Todo el proceso es automatizado, con lo que se ahorran tiempos de manejo de este canal de comunicación.
Cada vez que se envía una circular el sistema registra cuáles representantes abrieron el correo electrónico o quiénes hicieron click en los vínculos dentro del texto. Esta información es de gran ayuda para que los maestros vean el nível de lectura de cada familia, y que puedan tomar acciones correctivas en caso de bajas tasas de lectura.
Aquí es importante que las circulares se vean correctamente tanto en Computadores, como celulares y tablets. Cada día más los correos se leen directamente en los celulares y eso permite mayor fluidez en las comunicaciones.
Con la implementación de estos envíos la comunidad centraliza las comunicaciones y se obtiene información en tiempo real sobre la participación de los padres.
#2 Blog de la Comunidad Educativa
Más allá de las circulares, dentro de las comunidades se cuenta con información que debe estar al alcance de todos los miembros. Desde cosas como la lista de Fechas Especiales (día de la bandera, aniversario del colegio, etc) hasta la lista de útiles escolares.
Algunos colegios están usando el blog para compartir experiencias que son útiles para todos los padres. Por ejemplo, consultar la experiencia de los viajes realizados en el pasado, o las excursiones a un parque ayuda los padres a prepararse mejor. Cuándo se presentan actividades fuera de las aulas de clases, muchas veces se genera una angustia natural en los padres, que se disipa bastante con estas experiencias compartidas en el blog de la comunidad.
Adicionalmente hay noticias del colegio que se pueden publicar y aumentar los vínculos en la comunidad. Cursos que reciben los maestros, premios que se ganan, o muchos otros tipos de información pasan desapercibidos a los padres. Utilizar el blog para comunicar estas noticias mejora la percepción de los padres y ayuda a que la moral de los maestros se mantenga en alto.
Al utilizar el blog regularmente se logra aumentar el prestigio y autoridad del colegio en Internet. Esto tiene el beneficio adicional de posicionar mejor el colegio en las búsquedas que se realizan en Internet. De esta manera al usar el blog se incrementan los visitantes y potenciales estudiantes. Y cuándo los padres en el futuro estén buscando colegios para su hijo, se encontrarán con un blog vibrante que muestre las actividades y participación de las comunidades. Y definitivamente eso ayuda en las tareas de mercadeo del colegio.
#3 Gestión de Citas
Con padres cada vez más ocupados es un reto para los colegios hacer las reuniones con cada familia individualmente. Tradicionalmente lo que se hace es que se determina una fecha específica y todos los padres acuden a esperar su turno.
Con unas herramientas sencillas se puede automatizar como se cuadran las citas con cada familia. En el caso de uno de nuestros clientes se utiliza el correo electrónico para enviar la invitación. Este correo tiene un enlace a un formulario que automáticamente maneja las citas. De esta manera se evitan los problemas de choque de horarios y se disminuye la carga de trabajo para organizar dichas reuniones.
Los padres reciben el beneficio de escoger la hora de mayor conveniencia y el colegio gana con mayor participación de la comunidad con una menor carga de administración de las reuniones.
#4 Aprobación de Iniciativas
Durante los 25 años que mi mamá fue representante en mi colegio (Sip, 25 años!! tengo muchos hermanos 
), la única forma de aprobar iniciativas para la comunidad de padres era con reuniones presenciales. Al final los representantes con más tiempo o más gritones son los que toman las decisiones.
), la única forma de aprobar iniciativas para la comunidad de padres era con reuniones presenciales. Al final los representantes con más tiempo o más gritones son los que toman las decisiones. 
Hoy en día se pueden hacer votaciones de una manera muy sencilla utilizando Internet. Alguno de nuestros clientes utilizan Zenkiu para hacer votaciones en línea con toda la comunidad. Y cada padre puede responder cuándo mejor le convenga.
Con la participación de más padres se evitan problemas cuándo se implementan las iniciativas. Incluso se utiliza el canal para que los padres también puedan generar nuevas iniciativas. La comodidad que brinda la tecnología permite que se enriquezca la comunidad con los aportes de más involucrados.
#5 Entrenamiento para Padres
Es importante que los padres reciban la formación necesaria para apoyar en las actividades del colegio. Muchas veces se generan problemas por ignorancia o malos entendidos entre los padres y el colegio que al final terminan afectando a los niños.
Lo ideal es que los maestros tengan un canal directo para enviar información y recibir feedback de los padres o representantes. Algunos colegios organizan seminarios virtuales dónde los padres reciben contenidos específicos sobre materias importante para el desarrollo de los niños, y luego participan de evaluaciones que permiten al colegio determinar puntos a mejorar.
Los padres se vinculan de una manera distinta al colegio y los maestros aseguran una mejor formación con niños que tienen el apoyo de su familia.
#6 Gestiones de Cobranza
Para los colegios que dependen del cobro de matrículas la relación entre la experiencia de la enseñanza y el cobro puede ser problemático. En los casos dónde el único punto de contacto es entre maestros y padres, se crean la situación incómoda de maestros haciendo gestiones de cobranza.
Utilizando una combinación entre correos electrónicos para notificar atrasos leves, y notificaciones vía SMS para notificar atrasos graves, se lograr mejorar la cobranza en un porcentaje muy importante. Uno de los clientes de Zenkiu, ha logrado reducir hasta en un 30% los atrasos de sus clientes enviando mensajes a celulares indicando el estado de cuenta.
En los casos más graves de atrasos (como padres recientemente desempleados, etc) no se va a mejorar el cobro con el uso de tecnología. Pero en la mayoría de los casos que están atados a olvidos o problemas leves, las notificaciones mejoran sustancialmente los tiempos de cobro.
Los padres reciben alertas oportunas para realizar sus pagos, y los maestros se libran de la responsabilidad de hacer cobros personalmente. Mientras el colegio mantiene niveles óptimos de deuda atrasada.
#7 Inscripciones Actividades Extracurriculares
Cada vez es más común que los colegios integren actividades curriculares en su oferta que pueden ser dictadas internamente o en asociación con terceros. Como estas actividades son opcionales muchas veces la gestión de las inscripciones se realiza manualmente, o en el mejor de los casos en alguna hoja de Excel.
Automatizar estos procesos a través del uso de formularios es sencillo de lograr y se evitan un montón de dolores de cabeza. Hay variadas herramientas con que se puede hacer. Por ejemplo, usando Zenkiu un colegio puede manejar en línea las inscripciones para todas las actividades con lo cuál se aligeran los procesos administrativos, mientras se ofrece una experiencia mucho más placentera a todos los alumnos y padres.
